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Passer au virtuel: Leçons tirées de la mise à l'échelle de plus de 6.500 bureaux distants

Publié le:

Rédigé par:

Craig Williams

Passer au virtuel: Leçons tirées de la mise à l'échelle de plus de 6.500 bureaux distants

Craig Williams est le DSI de Ciena. Son article a d'abord été publié sur LinkedIn.


Pendant des années, mon équipe a eu le sentiment que nous avions découvert le secret pour rendre le travail plus productif, plus efficace et plus agréable tout en l'équilibrant avec notre vie extra professionnelle. J'en parle sur la base de mon expérience personnelle puisque j'ai été pendant trois ans un DSI virtuel à Ciena; je vis, travaille et voyage depuis mon domicile à Raleigh, en Caroline du Nord. Bien que le siège de Ciena se trouve dans le Maryland, notre personnel, constitué de plus de 6.500 employés, est dispersé dans plus de 35 pays. De plus, plusieurs de nos employés faisaient déjà du télétravail à temps plein bien avant la pandémie de COVID-19.

Bien que nous ayons tous observé au fil du temps une légère évolution de la culture du télétravail, ce n'est que lorsque cette pandémie mondiale a obligé de nombreuses entreprises à se lancer dans la grande expérience consistant à gérer presque à 100% des entreprises à distance qu'elles ont compris l'importance de disposer de bons outils pour soutenir le travail depuis pratiquement n'importe où.

Contrairement à l'ancienne croyance — ou dirai-je "la vieille école" — selon laquelle les employés sont moins productifs lorsqu'ils travaillent à distance, je peux affirmer le contraire. Étant donné qu'au cours de ces derniers mois mes collègues de Ciena travaillent également à 100% depuis leur domicile, j'ai appris de façon unanime que les gens sont en effet très productifs, voire bien plus qu'avant. Cela a déclenché une conversation au sein de notre organisation qui passe du simple télétravail au travail en lieu approprié et à tout moment. Je dois avouer que le télétravail est plus difficile pendant une pandémie que lorsque nous ne sommes pas confrontés à une crise mondiale, mais je suis convaincu que ce nouvel ordre mondial sera le point de départ d'un changement de modèle en faveur du travail à distance pour les années à venir.

Évidemment, le télétravail ne remplacera jamais la communication en face à face. Mais grâce aux innovantes avancées technologiques de la dernière décennie, nous sommes aujourd'hui capables de communiquer et de collaborer efficacement en utilisant Microsoft Teams, Zoom, Slack, G Suite et de nombreuses autres applications. À mon avis, les technologies de vidéoconférence virtuelle rendent les réunions plus interactives. Nous pouvons tous simultanément nous impliquer, observer des indices non verbaux, interagir par le biais du chat, faire des sondages en direct et même enregistrer des réunions pour référence ultérieure. Certains pourraient inférer que, si elles sont convenablement simplifiées, les réunions virtuelles peuvent donner de meilleurs et plus productifs résultats que les réunions au bureau. J'ai également remarqué qu'en se tournant vers le virtuel, nous pouvons raccourcir nos réunions pour être le plus efficace possible, ce qui aide à éviter la fatigue en ligne.

En tant que DSI, je sais que les organisations peinent encore à faire du télétravail une harmonieuse réalité. Toutefois, fort de mon expérience personnelle, je peux vous faire part de quelques pratiques de première main qui pourraient faciliter cette transition. Chez Ciena, notre parcours de transformation numérique a non seulement permis à mon équipe immédiate de faire du télétravail un succès, mais il nous a également permis de passer de 70 à plus de 6.500 "bureaux" sans incident sur notre architecture de réseau

Pour la petite histoire, Ciena offre des solutions matérielles et logicielles de mise en réseau — les rouages d’Internet. Pendant des décennies, Ciena a aidé les plus grands fournisseurs de télécommunications et de contenu Internet au monde à offrir une connectivité fiable. Qu'il s'agisse d'un appel téléphonique, d'un mail, d'un transfert vidéo ou de grandes quantités de données circulant entre les organisations, la technologie de Ciena est à l'œuvre, contribuant à rendre les communications possibles. Nous nous efforçons d’accélérer la transformation numérique de nos clients — ce qui est particulièrement important à mesure qu'en plus grand nombre, les entreprises adoptent une approche de plus en plus axée sur le numérique avec des travailleurs à distance.
 

Repenser les ressources pour favoriser la croissance et la productivité

Lorsque nous nous sommes lancés dans notre propre voyage de transformation numérique il y a quelques années, nous avons commencé par simplifier notre réseau et avons investi dans des outils de collaboration qui favorisent l'engagement des employés grâce à la fonctionnalité vidéo.

Nous avons abordé cette transformation en pensant d'abord à ce que nous ferions si nous pouvions repartir à zéro en tant qu'entreprise de notre taille. Nous nous sommes imposé le devoir de repenser toute notre infrastructure, nos applications, nos systèmes et nos modèles de support afin de soutenir notre entreprise en pleine croissance et de permettre aux employés de travailler depuis n'importe quel endroit et sur n'importe quel appareil. Nous avons effectué un audit pour évaluer ce qui était déjà dans notre expertise pour répondre aux divers besoins de notre main-d'œuvre croissante. Au cours de cet audit, nous avons également examiné attentivement les 5 à 10 prochaines années, et ce qu'il faudrait mettre en œuvre dès maintenant pour permettre la productivité des employés.
 

Investir dans des outils permettant de recréer l'environnement de bureau à la maison

Nous avons également investi dans une nouvelle plateforme de sécurité cloud. La plateforme Zscaler est un merveilleux produit qui nous permet de sécuriser les utilisateurs accédant à l'internet ouvert et aux applications SaaS à partir de tous les terminaux sécurisés grâce à Zscaler Internet Access et au Cloud Firewall, lequel est une fonction de sécurité qui, avec notre précédente solution, n'était disponible que dans les bureaux d'entreprises. En outre, Zscaler Private Access fournit en toute sécurité un accès à distance aux applications internes sans qu'un VPN soit nécessaire. Par conséquent, notre infrastructure VPN n'est plus tout aussi indispensable qu'elle l'était et cela signifie également que la résilience de notre entreprise s'est considérablement améliorée. À présent, l’expérience qu'ont nos utilisateurs alors qu'ils travaillent du domicile (ou de n’importe où d’ailleurs) n’est pas différente de ce qu'elle aurait été s’ils étaient sur notre WAN dans l’un de nos bureaux.
 

Consulter des sources fiables pour un retour concret d'information

Lorsque vous avez d'importantes décisions à prendre quant aux investissements informatiques à réaliser, interrogez des collègues ou des sources fiables au sein de votre réseau pour vous aider à déterminer au mieux si les produits pourraient tenir leurs promesses. Par exemple, je suggère que les fournisseurs potentiels procèdent à un “rapprochement” entre différents produits afin de présenter une comparaison de proximité.

Cette pandémie a déclenché une polémique sur les meilleures pratiques de travail virtuel — si nous ne pouvions plus retourner aux bureaux de l'entreprise, quels technologies et processus mettrions-nous en œuvre pour améliorer davantage l’expérience? Je pense que la prochaine étape de notre transformation consistera à redéfinir ce à quoi ressemble un “bureau” pour intégrer un brassage entre les bureaux d'entreprise et les bureaux à domicile.

Bien que certaines personnes puissent être plus à l’aise de travailler dans un bureau conventionnel parce que leurs fonctions ne sont pas entièrement propices au télétravail, il ne devrait pas s’agir d’être dans un bureau pour être vu et pour démontrer la productivité. Nous devrions pouvoir travailler en toute sécurité n'importe où, sur n'importe quel appareil et à tout moment.

Ma mission est de contribuer à changer la perception négative du télétravail en une positive, qui atténuera la pression sur notre environnement tout en contribuant au bien-être de notre population. Chez Ciena, nous avons la chance que nos employés aient été aussi flexibles dans cette transition soudaine vers le télétravail.


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